Складаємо номенклатуру справ загальноосвітнього навчального закладу

6092
Номенклатура справ є одним із основних організаційних документів, обов’язкових для кожного загальноосвітнього навчального закладу. Розглянемо, як і коли її складають

Номенклатура справ — це обов’язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві закладу, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ призначена для:

  • створення єдиної системи формування справ
  • забезпечення належного обліку документів і справ
  • забезпечення оперативного пошуку документів за їх змістом і видом
  • визначення строків зберігання справ
  • оптимізації процесу відбору документів, що мають бути внесені до складу Національного архівного фонду України (НАФ).

Розрізняють три види номенклатур справ:

  • типова
  • примірна
  • індивідуальна.

Типову номенклатуру справ затверджує для певної галузі відомче міністерство чи інший центральний орган виконавчої влади за погодженням із Центральною експертно-перевірною комісією Державної архівної служби України.

Примірну номенклатуру справ (має рекомендаційний характер) можуть розробляти як центральні, так і місцеві органи виконавчої влади. Її обов’язково має погодити місцева експертна комісія відповідного державного архіву та затвердити керівник органу, що розробив примірну номенклатуру справ.

Незалежно від того, затверджені типова або примірна номенклатури справ, чи ні, загальноосвітній навчальний заклад повинен мати власну, індивідуальну номенклатуру справ. Розглянемо, як її складають і оформлюють.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! До розроблення номенклатури справ можна залучати фахівців архівної справи.

Структура номенклатури справ

Номенклатуру справ загальноосвітнього навчального закладу зазвичай складають за функціональним принципом побудови — за напрямами діяльності працівників, визначеними їхніми посадовими обов’язками.

Задля належної організації роботи призначають осіб, відповідальних за розроблення номенклатур справ за кожним напрямом діяльності.

Приміром, у номенклатурі справ можна визначити такі розділи, як:

  • Управлінська діяльність
  • Науково-методична діяльність
  • Виховна діяльність
  • Початкова школа
  • Основна та старша школа
  • Шкільна бібліотека
  • Психологічна служба
  • Медична служба
  • Адміністративно-господарська служба.

Номенклатури справ за кожним конкретним напрямом діяльності складають на підставі вивчення всіх пов’язаних документів. Цей процес варто уніфікувати, розробивши, приміром, пам’ятку про особливості складання номенклатури справ загальноосвітнього навчального закладу.

Номенклатури справ за напрямами діяльності мають бути розроблені до 15 листопада. Їх доречно складати у двох примірниках, оскільки один необхідно надати особі, відповідальній за розроблення зведеної номенклатури справ.

Після того, як складено номенклатури справ за функціональним розподілом, секретар навчального закладу здійснює їх зведення. 

Зведена номенклатура справ

Протягом грудня секретар аналізує номенклатури справ за напрямами діяльності. Зокрема, він перевіряє відповідність зазначених назв документів, строків зберігання документів вимогам нормативно-правових актів.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! До зведеної номенклатури справ не слід включати друковані видання, довідники (зокрема й телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформацію.

Зведену номенклатуру справ схвалює комісія з проведення експертизи цінності документів та затверджує керівник навчального закладу.

Зауважте!

Зведену номенклатуру справ загальноосвітнього навчального закладу складають, як правило, у чотирьох примірниках:

  • перший — недоторканний для зберігання у закладі
  • другий — робочий
  • третій — до архіву для контролю за формуванням справ у навчальному закладі
  • четвертий — надсилають до архівного відділу, в зоні комплектування якого перебуває навчальний заклад, або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Кожен примірник повинен мати гриф погодження з відповідною архівною установою, бути пронумерованим, прошитим та скріпленим печаткою

Зведену номенклатуру справ погоджують із відповідним державним архівом або органом вищого рівня раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи навчального закладу.

Зведену номенклатуру справ та номенклатури справ за напрямами діяльності не пізніше грудня:

  • переглядають і уточнюють
  • після внесення змін передруковують
  • подають на затвердження керівникові закладу.

У кінці року секретар обов’язково закриває зведену номенклатуру справ підсумковим записом.

Доопрацьовані номенклатури справ уводять в дію з 1 січня нового року.



Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією

Книжкова полиця

Медіаактивний навчальний заклад від журналу «Практика управління закладом освіти»

В е-журналі «Практика управління закладом освіти» з’явилася перша книжка для передплатників:

«Медіаактивний навчальний заклад, або Як не загубитися в тенетах інтернету»

Читати книгу

Розсилка



ОНЛАЙН-ТЕСТ!

Онлайн-тест від журналу «Практика управління закладом освіти»

В е-журналі «Практика управління закладом освіти» з’явилися інтерактивні тести.

Перевірте свої знання з теми «Експертиза цінності документів»

Спробувати

© Цифрове видавництво MCFR, 2016. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

0 44 586 56 06
0 800 212 012 callback

Бухгалтерам бюджетних організацій рекомендуємо відвідати портал «Головбух: Бюджет»


  • Ми в соцмережах