Якщо навчальний заклад отримує факсограми й електронні листи

1439
Із появою нової техніки у вашому закладі можуть постати зміни у порядку роботи з документами. Розвіймо-но труднощі з реєстрацією вхідної кореспонденції, що надходить факсом або електронною поштою

У законодавчій базі України не визначено єдиного підходу до порядку документообігу, пов’язаного з документами, надісланими електронною поштою та факсом.

Юридична сила факсограми взагалі під питанням. Факсограму сприймають як спосіб передачі інформації, адже факсом можна отримати оперативні відомості, службовий лист, наказ, розпорядження тощо.

На практиці відправник обов’язково надсилає оригінал документа засобами поштового зв’язку після передачі факсу.

Такий порядок поширюється і на листи, що надсилають електронною поштою.

Підтвердження відправлення

Підтвердити факт відправлення факсимільного чи електронного документа складно. Виникають питання авторських прав на документ і його захист.

Програмне забезпечення, за допомогою якого ведуть електронну переписку, має бути захищене від:

  • вірусів
  • злому зловмисниками
  • технічних збоїв у роботі.

Документ під час передавання може бути змінений.

ЕЦП

Документ набуває юридичної сили при використанні електронного цифрового підпису (ЕЦП). Таку норму містить Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Паперові носії документів, передані засобами електронної пошти без такого підпису, також надсилають звичайною поштою.

Реєстрація електронних документів

Для реєстрації факсимільних та електронних повідомлень заводять спеціальні журнали (див. прикріплення), картотеки.

Реєстрацію провадять окремо від іншої вхідної кореспонденції, але проставляння на них вхідного штампу не є обов’язковим.

Реєстраційний індекс

Для реєстрації факсограм та електронних документів необхідно запровадити певний порядок.

Доцільно використовувати в індексі літерні позначення.

  • «ф» — скорочення від слова «факс»
  • «еп» — скорочення слів електронна пошта

Приклад реєстраційного індексу факсограми

35ф/01.11, де:

  • 35 — порядковий номер запису в журналі
  • «ф» — позначка про те, що документ надійшов факсом
  • 01.11 —— індекс справи за номенклатурою

Приклад реєстраційного індексу листів електронної пошти

11еп/01.12, де:

  • 11 — порядковий номер запису в журналі
  • «еп» — позначка про те, що документ надійшов електронною поштою
  • 01.12 — індекс справи за номенклатурою

Реєстрація паперових носіїв документів

Оригінали, що надходять слідом поштою, реєструють у вхідному журналі. Проставляючи реєстраційний штамп, роблять відмітку про отримання факсограми (електронного повідомлення) з датою та підписом відповідальної особи.

Резолюції на додаткових аркушах, прикріплені до паперових копій та факсограм, додають до оригіналів документів і формують справу.

Після надходження оригіналів листів попередньо отримані факсограми та паперові примірники електронних повідомлень знищують.

Роботу з такими документами необхідно врегулювати локальною інструкцією з діловодства у навчальному закладі.

Прикріплені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Журнал реєстрації факсограм (електронних повідомлень).docx


Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією

Книжкова полиця

«Складаємо наказ: 5 хвилин і готово» від журналу «Практика управління дошкільним закладом»

Електронна книга «Організація харчування дітей у дошкільних навчальних закладах»

для передплатників е-журналу «Практика управління дошкільним закладом»

Читати книгу

Розсилка



© Цифрове видавництво MCFR, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу


  • Ми в соцмережах

Отримайте ключики від усіх дверей!

Для реєстрації потрібна лише хвилинка, а скільки потім користі...

Адже під рукою:

• найсвіжіші новини освітньої сфери

• поради для безпомилкової роботи

• шпаргалки для скачування

• нормативні документи

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

форм та зразків для скачування
✓ актуальних статей від редакції
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин галузі
нормативних документів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль