Як правильно упорядкувати документи

4 листопада 2021
13387
Середній бал: 5 із 5
член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, Київ

Протягом року ви формуєте теки з документами закладу. У грудні час їх упорядкувати: перевірте документи, вилучіть зайві, систематизуйте потрібні та розставте їх на полицях. Докладні рекомендації — у статті

У грудні дістаньте з шафи теки з документами за рік та дійте за алгоритмом, наведеним у статті. Пригадайте вимоги нормативних документів, зокрема Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Самооцінювання освітнього й управлінського процесів: взяти до уваги

Формувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року. Виняток — перехідні справи, що формують протягом кількох років. Наприклад, особові справи. До перехідних справ належать і деякі облікові форми, як-от Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них, журнал обліку особових справ тощо.

1. Проведіть ревізію

У справах мають бути лише оригінали та засвідчені копії документів. Вилучіть зі справ:

  • чернетки;
  • незасвідчені копії;
  • дублі;
  • документи, що підлягають поверненню іншим підрозділам чи установам. 

2. Перевірте строки зберігання

Документи постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового строків зберігання мають бути в різних справах (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства), зокрема накази:

Це визначено статтею 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Вид наказу

Строк зберігання

Примітка

з основної діяльності

постійно

Надіслані до відома — доки не мине потреба. У закладах, що не є джерелами формування Національного архівного фонду — до ліквідації закладу

з кадрових питань

75 років

Тимчасово (5 років):
• про короткострокові відрядження в межах України та за кордон;
• стягнення;
• надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

з адміністративно-господарських питань

5 років

Накази з кадрових питань тривалого і тимчасового строків зберігання зберігайте у різних справах.

Якщо знайдете в одній справі документи з різними строками, вилучіть невідповідну меншість і підшийте до потрібної справи. Немає такої справи — створіть її і включіть до номенклатури під резервним номером. Проте є виняток: можете формувати до однієї справи документи з різними строками зберігання, допоки вирішуєте питання, з яким вони пов’язані (п. 3 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства).

3. Поділіть товсті справи на томи

Максимальний обсяг справи — 250 аркушів або 40 мм завтовшки (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства). Справи більшого обсягу поділіть на томи.

Враховуйте зміст документів при поділі. Не діліть на частини багатосторінкові документи або блоки документів з одного питання, щоб створити томи однакового обсягу. Томи можуть мати непропорційний обсяг, наприклад: перший — 230 аркушів, другий — 50 аркушів.

Зазначте кількість томів у графі 3 номенклатури справ закладу.

4. Підрахуйте кількість справ і придбайте теки

Підрахуйте, скільки справ створили за рік. Кожен том рахуйте як окрему справу.

Придбайте необхідну кількість тек — картонні теки із зав’язками або картонні/пластмасові швидкозшивачі.

5. Заповніть теки та систематизуйте документи

Складіть документи у теки: одна справа або один том — одна тека. До зшивачів вміщуйте документи лише в прозорих файлах. Не дірявіть ліві береги документів.

Використовуйте зшивачі для формування особових справ.

Розміщуйте документи в справах у хронологічному порядку. Розпочинати справу мають документи за січень, завершувати — за грудень. Лист-відповідь розміщуйте після вхідного листа-запиту, навіть якщо дата відповіді пізніша за дату наступного вхідного листа.

6. Уточніть заголовки справ

На початку року ви надписували теки нових справ на титулах і корінцях — зазначали індекси та заголовки справ за номенклатурою.

Уточніть заголовки. Зазначте крайні номери документів та номери томів:

Справа № 05—03, том № 1
Накази №№ 1—223 директора закладу з кадрових питань тривалого строку зберігання

Справа № 05—03, том № 2
Накази № № 224—321 директора закладу з кадрових питань тривалого строку зберігання

Зазначайте крайні номери наказів, протоколів, навіть якщо не ділите справу на томи. Для уточнень завжди передбачайте вільне місце, коли підписуєте нові справи.

7. Розставте справи у шафі

Зберігайте справи у шафах, що замикаються, окремо від справ нового року. Це вимога Правил організації діловодства (п. 3 гл. 3 розд. IV). Розставте справи на полицях у послідовності, як у номенклатурі, вертикально та корінцями назовні. На корінці наклейте ярлики з індексами та заголовками. Це пришвидшить пошук справ.

Вдалого вам завершення діловодного року!

logo