Записи про нагородження і заохочення в трудових книжках: настанови і табу

10 лютого 2021
15501
Середній бал: 5 із 5

Не всяка медаль — нагорода, не кожна премія — заохочення. Вносьте до трудової книжки лише ті відомості, що належать до нагороджень чи заохочень у розумінні КЗпП. Додержуйте трьох настанов і трьох табу

Закон про електронні трудові книжки: що врахувати

Фіксувати в трудовій книжці нагородження і заохочення зобов’язує пункт 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затв. наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58).

Електронні трудові книжки 2021

Електронні трудові книжки

5 лютого ВРУ ухвалила закон про перехід на електронний облік трудової діяльності працівників (законопроєкт № 3623 від 10.06.2020). Закон набере чинності через три місяці після офіційного опублікування.

У разі працевлаштування працівники подаватимуть трудову книжку або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. У день звільнення роботодавець видаватиме працівнику копію наказу/розпорядження про звільнення.

Трудову діяльність працівника обліковуватимуть в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, що визначає Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Роботодавець зобов’язаний буде протягом п’яти років передати скан-копії трудових книжок на портал ПФУ. Надалі працівники зберігатимуть трудові книжки вдома. На вимогу працівника роботодавець буде зобов’язаний внести до трудових книжок записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.

Настанови щодо нагород та заохочень

1. Контролюйте строки

Строк для запису про нагородження чи заохочення — не пізніше семи календарних днів після видання наказу (п. 2.4 Інструкції № 58). Строки, визначені в днях, обчислюють із дня, наступного після того дня, з якого починається строк (ст. 241-1 КЗпП).

З понеділка до понеділка

Наказ про заохочення виданий у понеділок 11 травня. Останній день для запису — понеділок 18 травня.

Якщо сьомий календарний день після видання наказу припадає:

  • на суботу — внесіть запис у п’ятницю;
  • на неділю — у понеділок;
  • на святковий, вихідний або неробочий день, день закінчення строку — у найближчий робочий день (ст. 241-1 КЗпП).

Дедлайн — 1 травня

Наказ про заохочення виданий 24 квітня. Строк для запису закінчується у п’ятницю 1 травня. Останній день, коли можна внести запис, — четвер 30 квітня.

2. Визначте розділ трудової для запису відповідно до КЗпП

Записи про нагородження і заохочення в трудових книжках: настанови і табу

Підстава — пункт 2.24 Інструкції № 58.

За особливі трудові заслуги працівників представляють у вищі органи (ст. 146 КЗпП):

  • до заохочення;
  • до нагородження орденами, медалями, почесними грамотами і нагрудними значками;
  • до присвоєння почесних звань і звання кращого працівника за професією.

Що таке державні нагороди і відзнаки, визначає Закон України «Про державні нагороди України» від 16.03.2000 № 1549-ІІІ (далі — Закон про державні нагороди). Вносьте до трудової книжки відомості згідно з Таблицями 1, 2.

Таблиця 1. Нагороди, записи про які вносять до розділу «Відомості про нагородження» трудової книжки

Статус

Вид

Нормативний акт

Підстава для запису

Державна нагорода

  • Звання Герой України;
  • орден;
  • медаль;
  • відзнака «Іменна вогнепальна зброя»;
  • почесне звання України;
  • Державна премія України;
  • президентська відзнака

Закон про державні нагороди

Указ Президента України

Відзнака Верховної Ради України

  • Почесна грамота;
  • Грамота

Постанова ВРУ «Про Почесну грамоту та Грамоту Верховної Ради України» від 05.07.2001 № 2541-III

Розпорядження Голови ВРУ

Відзнака Прем’єр-міністра України

  • Вітальний лист;
  • Подяка

Розпорядження КМУ «Деякі питання запровадження заохочувальних відзнак Прем’єр-міністра України» від 26.10.2000 № 423-р

Відзнака КМУ

Почесна грамота

Постанова КМУ «Про Почесну грамоту Кабінету Міністрів України» від 20.08.2008 № 728

Таблиця 2. Відзнаки, записи про які вносять до розділу «Відомості про нагородження» трудової книжки

Статус

Вид

Нормативний акт

Підстава для запису

Відзнаки МОН

  • Подяка;
  • Грамота;
  • Почесна грамота;
  • нагрудний знак «Відмінник освіти»;
  • нагрудний знак «Василь Сухомлинський»;
  • нагрудний знак «За наукові та освітні досягнення»

Наказ МОН від 30.07.2013 № 1047

Наказ МОН

Заохочення за успіхи в праці — це заохочення, які роботодавець передбачив у правилах внутрішнього трудового порядку (ст. 143 КЗпП). Закон не обмежує, які заохочення може застосувати роботодавець.

Книга Пошани, подяка директора та інші фішки нематеріальної мотивації

Заклад освіти визначив у правилах внутрішнього трудового порядку (далі — ПТВР) власні заохочення за успіхи в праці: оголошення подяки директора, вручення почесної грамоти, преміювання, нагородження цінним подарунком, занесення прізвища працівника до Книги Пошани, присвоєння почесних звань «Відмінник якості», «Кращий за професією», «Працівник року».

Заклад зауважив у ПВТР: «Роботодавець не обмежений у праві застосовувати до працівника декілька заохочень одночасно. Заохочення почесною грамотою може поєднуватись із преміюванням, а оголошення подяки — із врученням цінного подарунка. Заохочення оголошують наказом в урочистій обстановці (ч. 2 ст. 144 КЗпП)».

3. Керуйтеся порядком записів, що визначає Інструкція № 58 

Робіть записи перовою або кульковою ручкою з чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору.

Подавайте відомості про нагородження і заохочення в такому порядку:

Записи про нагородження і заохочення в трудових книжках: настанови і табу

Зразки записів про нагородження і заохочення — угорі статті ⇈

Табу

1. Не зазначайте у трудових книжках премії за виконання виробничих завдань

До трудових книжок не заносять премії, що їх передбачає система заробітної плати або які виплачують регулярно (абз. 2 п. 2.24 Інструкції).

Премія, пов’язана з виробничими завданнями і функціями за посадою/професією, — це не захід заохочення, а додаткова заробітна плата (ст. 2 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР; далі — Закон про оплату праці).

Підприємство визначає умови запровадження і розміри премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат у колективному договорі (ч. 2 ст. 97 КЗпП, ст. 15 Закону про оплату праці). Тому запис про преміювання за успішне виконання виробничих завдань і функцій до трудової книжки не заносять.

2. Не засвідчуйте записи про заохочення і нагородження, поки працівник працює

Всі записи про нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчують у день звільнення (п. 4.1 Інструкції № 58).

Записи про заохочення та нагородження, внесені у закладі, засвідчують в останній день роботи працівника:

  • підписом керівника закладу або спеціально уповноваженої ним особи;
  • печаткою закладу.

3. Не вносьте до трудової книжки записи про нагородження чи заохочення, не пов’язані з трудовою діяльністю

Трудова книжка — основний документ про трудову діяльність працівника. До трудової книжки заносять відомості про заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві (ч. 1, 4 ст. 48 КЗпП).

Ознайомтеся з документом, на підставі якого працівник отримав нагороду чи відзнаку. Дізнатися, за які саме досягнення відзначили людину, зможете з преамбули до указу (наказу, розпорядження). Якщо підстава нагородження пов’язана з трудовою діяльністю — внесіть запис.

logo