Плануйте справи, щоб встигати виконувати

4 липня 2022
513
Середній бал: 5 із 5
редактор освітніх видань, Київ

Універсального рецепту, як побудувати день, щоб і робочі, і особисті справи встигнути виконати, немає. Але ж у вас точно є знайомі керівники, які якось із ними справляються. Прочитайте цю статтю і дізналися чотири секрети, як встигати виконувати робочі та особисті завдання і залишатися в ресурсному стані.

Справи за системою Стівена Кові: ШАБЛОН ТАБЛИЦІ

Розкладайте каміння в кінці дня

Складайте план на завтра в кінці робочого дня, щоб не проґавити робочі й особисті справи. Надвечір у вас уже вичерпалися сили, щоб їх виконувати, але в голові є повна картина ситуації. Секрет перший — розкладайте всі заплановані справи за змістом, а не часом. Допоможе методика американського консультанта з питань лідерства та управління життям, автора бестселера «Сім навичок високоефективних людей» Стівена Кові. За нею справи потрібно розділяти на пісок, гальку і велике каміння. Приклад, як це робити, наведено нижче.

⇒ Готуємо школу до нового навчального року

До завтрашнього піску віднесіть найпростіші дрібні завдання, які виконати легко навіть, якщо ви втомлені. До гальки — зрозумілі нескладні справи, результат від яких видно зразу. До великого каміння — складні важливі завдання, на яких потрібно концентруватися більше трьох годин і які принесуть вам максимальну користь. Спробуйте спланувати в таблиці справи на завтрашній день. Кожен блок заповнюйте від головного до другорядного — так, щоб зверху були пріоритетні справи.

Як спланувати виконання справ за системою Стівена Кові

ВекторСправи-пісокСправи-галькаСправи-каміння
РоботаПідписати меню, табель обліку робочого часуПідготувати презентацію до засідання ради закладуПровести тарифікацію педпрацівників на наступний навчальний рік
Відповісти на листи і повідомленняПроконтролювати спільно із заступником директора з господарської роботи виконання рекомендацій ДержпродспоживслужбиПровести засідання ради закладу
Перевірити зміст публікацій на сайті закладуАктуалізувати Положення про преміювання працівників
Переглянути статті фахового журналуПодивитися на TED-лекцію «Як розповідати так, щоб іншим хотілося слухати»
ОсобистеКупити горщик і землю для фікусаВибрати в інтернет-магазині нові туфлі, засоби для доглядуУпорядкувати шафу відповідно до сезону
Оплатити комунальні послугиПересадити фікус у новий горщик 
Подивитися серію улюбленої телепередачі  
Заощаджуйте енергію за принципом двох хвилин: виконуйте зразу ті завдання, на які потрібно витратити менше двох хвилин. Виняток — справи-пісок, прив’язані до часу. Наприклад, зателефонувати колезі або надіслати документ.

Сенс методики Кові в тому, що глобальні справи-каміння не помістяться в «банку» дня, якщо вона переповнена піском і галькою. Тому він радить починати планування і робочий день саме з них, бо вони дадуть результати в майбутньому, а за залишковим принципом заповнювати «банку» завдань піском і галькою.

Ця методика планування допоможе вам не проґавити пріоритетні завдання, а сфокусуватися на них. А якщо вирішите закріпити за завданням і час на його виконання, то не забудьте додати час і на відпочинок та обід.

⇒ Завдання і напрями національно-патріотичного виховання в школі

Налаштуйтеся на стан потоку

Щоб все встигати, мало грамотно розпланувати справи. Потрібно ще й підвищити власну продуктивність. Для цього налаштуйтеся на потік — стан щастя, єднання з діяльністю і ситуацією.

Термін «потік» придумав і описав американський психолог, автор бестселерів про well-being-культуру, щастя, креативність і благополуччя Мігай Чиксентмігаї: «Бути у стані потоку означає бути повністю залученим в діяльність заради неї самої. Его відпадає. Час летить. Кожна дія, рух, думка випливає з попередньої, немов граєш джаз».

На відміну від схожого споглядального дзену, стан потоку має на увазі активну діяльність. Таку, що не спустошує, а навпаки, заповнює енергетичні ями. У потоці ви відчуєте свободу, радість, задоволення майстерністю. Головне — не захоплюйтеся до стану, коли почнете ігнорувати базові потреби, зокрема голод.

Щоб налаштуватися на стан потоку, дотримуйтеся чотирьох правил.

Правило перше: конкретно формулюйте завдання. Наприклад, «прокачати навички виступів» — це розмите завдання. Щоб його виконати, потрібні додаткові зусилля — вибрати, як саме розвивати навичку. Набагато зрозуміліше — «подивитися на TED лекцію Джуліаза Трежер “Як розповідати так, щоб іншим хотілося вас слухати”».

Правило друге: на складні завдання виділяйте не менше години. Зазвичай нам потрібно не менше 23 хвилин, щоб зануритися в контекст. Якщо через пів години після початку переключитися на щось інше, то, коли повернетеся до важливого завдання, потрібно буде знову виникати в контекст. Тобто перший підхід — марна трата сил. Якщо ж виділити на велику справу більше години, то після 23-хвилинного налаштування простіше зосередитися на складному завданні.

Правило третє: щоб рутина не зводила з розуму, зробіть усе, що не виходить делегувати. Виконуйте завдання на швидкість, креативте в елементарних завданнях — наприклад, додайте до підпису в пошті цитату, яка надахає, і міняйте її за настроєм. Винагороджуйте себе чашкою кави або смаколиками — наприклад, за відповіді на всі листи, виконання купи дрібних справ або будь-якого складного і масштабного завдання.

Правило четверте: спробуйте практикувати йогу й медитацію, які допоможуть очистити свідомість від інформаційного шуму. Так вам буде простіше налаштуватися на потік і грамотно розставити пріоритети.

Не працюйте у стані ноджо — розвивайте моджо

Трансформації ноджо в моджо: СКАЧАЙТЕ ГОТОВУ ТАБЛИЧКУ

Щоб досягти стану потоку і працювати натхненно, прокачайте внутрішню енергію. Неможливо сприймати роботу як музику, коли внутрішні батарейки на нулі. Принципи потоку допоможуть працювати більше і якісніше, але не дадуть відчуття крил. Проте його дасть стан моджо.

Моджо — це як стан підйому, у якому ви відчуваєте, що можете все, впевнені в досягненні мети і правильності свого шляху. Моджо не тільки відчувається всередині, але й видно зовні. Про людей в стані моджо кажуть, що вони харизматичні. Саме в такому стані найефективніше захищати проєкти, переконувати людей і виступати на публіці.

Протилежний стан — ноджо — це негативне ставлення до того, що ви робите зараз, яке виникає всередині вас і виходить назовні. Це не безсилля в прямому значення слова, а відсутність творчої енергії. У стані ноджо люди не прислухаються навіть до ваших найвагоміших аргументів. Якщо виявите ознаки ноджо, яскраво уявіть найщасливіші спогади і пробачте тим, на кого гнівайтесь. А далі трансформуйте маркер ноджо в моджо за таблицею нижче.

Ви роздратовані через те, що ваш новий учитель прикрасив на співбесіді навички, ви його взяли в свій колектив, і він відволікає вас з найменшого приводу по кілька разів на день, чим показує свою некомпетентність. Роздратування — це ознака ноджо. Подумайте про причини. Ви гніваєтеся не на людину, а на свою помилку. Трансформуйте її в творче русло. Наприклад, у план, як оптимізувати систему добору працівників. У результаті цієї роботи ви приймете цільових людей. Кілька годин роботи принесуть вигоду закладу і задоволення особисто вам. Подумайте про це, побудьте з цим відчуттям. І ось — роздратування перетворилося у натхнення. Ідіть за ним до свого моджо.

Прокачувати моджо вчить психолог, доктор філософії, бізнес-консультант і наставник західних топменеджерів Маршалл Голдсміт. У книжці «Найкраща версія себе» він розповідає, як влаштувати собі енергетичну профілактику. Одна з порад — підсильте репутацію експерта: напишіть статтю у фаховий журнал, придумайте новий проєкт.

Зробіть звичкою не критикувати людей, якщо це не претендент на посаду, якого обговорюєте з колегою, і не ваш підлеглий, який звернувся за зворотним зв’язком.

У продуктивному і натхненному дні обов’язково мають бути перерви. Плануйте їх грамотно, щоб. не рідше одного разу на дві години ви мали змогу почитати книгу, поспілкуються з друзями і колегами не про роботу.

Плануйте зміст роботи за пірамідою Франкліна

Щоб досягти своєї мети і підвищувати продуктивність на роботі, складайте плани не тільки на день, а й на тиждень. У цьому допоможе піраміда Франкліна. Її принцип в тому, щоб короткострокові плани витікали з глобальних.

Насамперед сформулюйте для себе основні життєві принципи. Це буде основа вашої піраміди. Виходячи з них, визначте глобальні цілі та генеральний план, як їх досягти. Після цього будуйте план на найближчі три-п’ять років, далі — на рік. І вже потім, ґрунтуючись на них, складайте плани на тиждень. Вони стануть найвищою точкою піраміди. Так ви будете чітко розуміти, куди рухаєтесь, і на момент планування відсічете зайве — те, що не відповідає вашим цінностям і глобального плану.

Усі методи, описані у статті, будуть дієвими, якщо у вас є мета вашої роботи. Тоді вони допоможуть не тільки наповнити робочі дні справами, які приведуть вас до глобальної мети, а й розпланувати ці справи грамотно і виконувати натхненно.

logo