Формуємо документи навчального закладу у справи

3040
Формування справ є одним із основних завдань діяльності служби діловодства (секретаря, діловода) у навчальному закладі. Єдиний порядок формування справ у навчальному закладі визначено його номенклатурою справ

Формування справ — це групування документів, виконаних протягом діловодного року у навчальному закладі, у справи відповідно до номенклатури справ.

Документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів перебувають у службі діловодства чи в інших структурних підрозділах навчального закладу.

Правила формування документів у справи

Під час формування справ дотримують таких загальних правил:

групують у справи

  • документи, виконані протягом одного календарного року
  • виняток із цього правила:

– особові та перехідні справи — їх ведуть протягом кількох років

– документи, що характеризують навчально-виховний процес — їх формують за навчальний рік

  • окремо документи постійного, тривалого і тимчасового строків зберігання

вміщують у справи

  • виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі

  • оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку

включають до справи

  • документи  
– лише з одного питання
– групи споріднених питань, які становлять єдиний тематичний комплекс

не включають до справ

  • чорнові документи
  • особисті документи
  • розмножені копії документів
  • документи, що підлягають поверненню

Установлений обсяг справ постійного та тривалого строків зберігання:

  • не більше 250 аркушів
  • 40 мм завтовшки.

Способи групування документів

Документи групують у справи:

  • за хронологією
  • у логічному порядку.

Положення, правила, інструкції тощо, затверджені наказами керівника навчального закладу, групують разом із відповідними наказами.

Але якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи:

  • за видами
  • хронологічно.

Накази

У різні справи з огляду на вид і строк зберігання групують накази

  • з основної діяльності навчального закладу
  • з адміністративно-господарських питань
  • з кадрових питань (особового складу).

Неприпустимо групувати разом накази різних строків зберігання:

  • тривалого (75 років)
  • тимчасового (5 років).

Накази з кадрових питань (особового складу) групують:

у кілька окремих справ

  • якщо їх утворено з великих обсягів документів, які стосуються різних напрямів діяльності (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо)

у дві справи

  • накази тривалого строку зберігання
  • якщо різних видів наказів створюється незначна кількість

  • накази тимчасового строку зберігання

Деякі інші документи

Протоколи засідань колегіальних органів навчального закладу, як-от педагогічної ради, групують у справи:

  • хронологічно
  • за номерами.

Документи до засідань колегіальних органів систематизують за датами й номерами протоколів, а у межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

Доручення установ вищого рівня та документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи:

  • за напрямами діяльності навчального закладу
  • за авторами ініціативних документів.

Документи у невеликій кількості групують в одну справу та систематизують за датами доручень.

Листування

групують

  • за змістом

  • за кореспондентською ознакою

систематизують

  • у хронологічному порядку

документ-відповідь розміщують за документом-запитом

Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справи окремо від проектів цих документів.

В особових справах документи групують у хронологічному порядку, дотримуючись такої послідовності:

  • внутрішній опис документів справи
  • заява про прийняття на роботу (контракт)
  • направлення або подання
  • особовий листок з обліку кадрів
  • автобіографія
  • документи про освіту (копії)
  • копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника
  • доповнення до особового листка з обліку кадрів
  • довідки та інші документи.

До особової справи не вміщують:

  • копії наказів
  • розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо.

Ці відомості вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Особові рахунки працівників навчального закладу, відомості про нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизують протягом року в алфавітному порядку за прізвищами або помісячно.

Звернення громадян

Звернення, які стосуються питань роботи навчального закладу, та всі документи щодо їх розгляду і виконання, групують окремо від звернень громадян з особистих питань.

Звернення громадян з особистих питань залежно від їх кількості зазвичай групують за тематикою порушених питань.

Кожне звернення і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу.

Повторні звернення і документи з їх розгляду систематизують у справи разом із попередніми.

Покроковий алгоритм



Підписка на статті

Щоб не пропустити жодної нової статті, підпишіться на розсилку

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією
Скачати листівки

Книжкова полиця

«Педагогічна рада в дошкільному навчальному закладі» від журналу «Практика управління дошкільним закладом»

Електронна книга «Одна голова добре, а педрада — ліпше»

для передплатників е-журналу «Практика управління дошкільним закладом»

Читати книгу



© Цифрове видавництво MCFR, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

57 секунд на реєстрацію
І Ви отримаєте доступ до:
форм та зразків
фахових статей
найсвіжіших новин галузі
нормативних документів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І користуйтеся матеріалами порталу «Педрада»!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль

Свято наближається…

Привітайте колег із новим 2017/2018 навчальним роком!

• перейдіть до розділу «1 Вересня»

• скачайте вітальні листівки безплатно

Даруймо одне одному святковий настрій — і буде нам щастя!

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль