text
Педрада

Якщо навчальний заклад отримує факсограми й електронні листи

  • 21 грудня 2016
  • 2234

Із появою нової техніки у вашому закладі можуть постати зміни у порядку роботи з документами. Розвіймо-но труднощі з реєстрацією вхідної кореспонденції, що надходить факсом або електронною поштою

У законодавчій базі України не визначено єдиного підходу до порядку документообігу, пов’язаного з документами, надісланими електронною поштою та факсом.

Юридична сила факсограми взагалі під питанням. Факсограму сприймають як спосіб передачі інформації, адже факсом можна отримати оперативні відомості, службовий лист, наказ, розпорядження тощо.

На практиці відправник обов’язково надсилає оригінал документа засобами поштового зв’язку після передачі факсу.

Такий порядок поширюється і на листи, що надсилають електронною поштою.

Підтвердження відправлення

Підтвердити факт відправлення факсимільного чи електронного документа складно. Виникають питання авторських прав на документ і його захист.

Програмне забезпечення, за допомогою якого ведуть електронну переписку, має бути захищене від:

  • вірусів
  • злому зловмисниками
  • технічних збоїв у роботі.

Документ під час передавання може бути змінений.

ЕЦП

Документ набуває юридичної сили при використанні електронного цифрового підпису (ЕЦП). Таку норму містить Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Паперові носії документів, передані засобами електронної пошти без такого підпису, також надсилають звичайною поштою.

Реєстрація електронних документів

Для реєстрації факсимільних та електронних повідомлень заводять спеціальні журнали (див. прикріплення), картотеки.

Реєстрацію провадять окремо від іншої вхідної кореспонденції, але проставляння на них вхідного штампу не є обов’язковим.

Реєстраційний індекс

Для реєстрації факсограм та електронних документів необхідно запровадити певний порядок.

Доцільно використовувати в індексі літерні позначення.

  • «ф» — скорочення від слова «факс»
  • «еп» — скорочення слів електронна пошта

Приклад реєстраційного індексу факсограми

35ф/01.11, де:

  • 35 — порядковий номер запису в журналі
  • «ф» — позначка про те, що документ надійшов факсом
  • 01.11 —— індекс справи за номенклатурою

Приклад реєстраційного індексу листів електронної пошти

11еп/01.12, де:

  • 11 — порядковий номер запису в журналі
  • «еп» — позначка про те, що документ надійшов електронною поштою
  • 01.12 — індекс справи за номенклатурою

Реєстрація паперових носіїв документів

Оригінали, що надходять слідом поштою, реєструють у вхідному журналі. Проставляючи реєстраційний штамп, роблять відмітку про отримання факсограми (електронного повідомлення) з датою та підписом відповідальної особи.

Резолюції на додаткових аркушах, прикріплені до паперових копій та факсограм, додають до оригіналів документів і формують справу.

Після надходження оригіналів листів попередньо отримані факсограми та паперові примірники електронних повідомлень знищують.

Роботу з такими документами необхідно врегулювати локальною інструкцією з діловодства у навчальному закладі.

Прикріплені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Журнал реєстрації факсограм (електронних повідомлень).docx
Підписка на статті

Щоб не пропустити жодної нової статті, підпишіться на розсилку

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь
Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

57 секунд на реєстрацію
І Ви отримаєте доступ до:
форм та зразків
фахових статей
найсвіжіших новин галузі
нормативних документів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І скачаю потрібні файли!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль

Зареєструймо наші взаємини!

І я Вам подарую цілий світ освіти:
  • допомагатиму розв’язати робочі завдання
  • запрошуватиму на освітні заходи
  • сповіщатиму про новини
Портал «Педрада»

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль