Ваш навчальний заклад уже перейшов на електронний документообіг?

4782
Які системи електронного документообігу найпопулярніші серед навчальних закладів, як працювати з електронною вхідною кореспонденцією, вихідними та внутрішніми документами, які електронні документи можна відхилити

Відповідальність за організацію роботи з вхідними, вихідними та внутрішніми електронними документами у навчальному закладі покладено на його керівника.

Розрізняйте поняття «електронний» та «безпаперовий» документообіг, які часто-густо ототожнюють. Електронні документи аж ніяк не скасовують паперових носіїв інформації: так лише зведено до мінімуму кількість копій документів за рахунок їх оцифрування.

При організації обігу електронних документів у дошкільному, позашкільному чи загальноосвітньому навчальному закладі слід керуватися Законами України:

І основний наказ Міністерства юстиції України — «Про затвердження порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання».

Електронна вхідна кореспонденція

У згаданих нормативних актах вказано, що електронну вхідну кореспонденцію навчальний заклад може приймати двома шляхами:

  • через заповнення відповідної форми на офіційному веб-сайті навчального закладу
  • відправленням е-документів на офіційну електронну адресу освітньої установи.

Найважливішим реквізитом таких документів визнано цифровий підпис.

За наявності усіх необхідних реквізитів електронний документ централізовано реєструє секретар або діловод навчального закладу у день надходження (чи в перший наступний після надходження робочий день).

Порядок присвоєння реєстраційного номера та заповнення реквізитів електронного документа аналогічний процесу реєстрації паперового документа.

У 2-денний строк після отримання кореспонденції навчальний заклад зобов’язаний повідомити адресанта про реєстрацію надісланого ним електронного документа.

Які електронні документи відхиляють

У випадку відхилення електронного документа адресантові необхідно у 2-денний термін повідомити про причини відхилення.

Відмінність в обробленні паперових та електронних документів полягає в обов’язковій додатковій перевірці останніх на наявність:

  • вірусів
  • несправжніх чи нецілісних підписів

Вихідні та внутрішні електронні документи

Реєстрація вихідних та внутрішньоорганізаційних е-документів у навчальному закладі відбувається у день проставлення:

  • цифрового підпису — якщо документ підписують одноособово
  • останнього цифрового підпису — якщо документ підписують дві чи більше посадових осіб.

Секретар/діловод навчального закладу зобов’язаний відправити електронний документ адресатові у перший робочий день після його отримання від виконавця чи автора.

Строки зберігання е-документів у відповідних електронних архівах не менші строків зберігання паперової документації за номенклатурою.

Зауважте!

Якщо у навчальному закладі використовують обидві форми документообігу, реєстрація документів у різних системах недопустима. Окремо реєструють паперові та електронні документи:

  • вхідні
  • вихідні
  • внутрішні

При цьому до зберігання е-документів висувають такі вимоги:

  • їх зміст має бути доступним для потенційного використання
  • за можливості зберігають таку інформацію про електронний документ:

− його походження

− дата відправлення адресантом

− дата отримання навчальним закладом

− призначення

  • гарантування відновлюваності попереднього формату документа, в якому останній був створений, надісланий адресантом чи отриманий навчальним закладом.

Обираємо систему електронного документообігу

Чинним законодавством передбачено три форми реєстрації документів:

  • журнальну
  • автоматизовану
  • карткову.

Концепцією «Нова українська школа» задекларовано курс на дебюрократизацію. Поступово школи мають відмовлятися від паперового документообігу та переходити до електронного. Надійним підґрунтям для переходу до такого документування є затребувані нині автоматизовані системи діловодства.

Ефективне управління обігом електронних документів є немислимим без автоматизованих платформ.

Системи е-документообігу забезпечують:

Навчальний заклад, налагоджуючи систему е-документообігу, може обрати одну з двох стратегій:

  • створити власний програмний продукт
  • скористатися готовими платформами.

Власний програмний продукт

Однозначно, цей варіант є дорожчим. Одначе він дає можливість навчальному закладу:

  • підлаштувати функціонал системи під свої потреби:

− обрати оптимальну кількість операцій, котрі будуть зрозумілими працівникам і не потребуватимуть спеціального навчання

− об’єднати в єдину цілісну систему необхідні закладу елементи готових систем.

  • забезпечити максимально безболісну інтеграцію системи електронного документообігу.

Готова платформа

Цей варіант також має свої переваги:

  • економія коштів на розробленні й упровадженні системи
  • швидкість застосування.

На сьогодні, згідно з інформацією Центрального державного електронного архіву України, найбільш затребуваними системами електронного документообігу серед навчальних закладів є такі:

Система електронного документообігу

Питома вага,
%

Megapolis. Документообіг

39,5

OPTIMA-WorkFlow

13,2

АСКОД

10,5

Док Проф

5,3

el-Dok

31,5

Переваги е-документообігу

Ефективна організація руху електронних документів дозволить навчальному закладу як в короткостроковій, так і в довготривалій перспективах отримати чимало преференцій:

Переваги

Значення

Тактичні

  • економія часового ресурсу при пошуку того чи того виду документа та при складанні звітності
  • зведення до мінімуму витрат коштів на копіювання і друк документів у паперовому вигляді
  • підвищення оперативності руху документів
  • формування мобільного архівного фонду навчального закладу

Стратегічні

  • підвищення доступності та прозорості інформації
  • полегшення контролю оброблення кореспонденції з боку дирекції навчального закладу
  • економія часового ресурсу при проведені перевірок закладу освіти контрольними органами
  • максимальна автоматизація документообігу
  • мінімізація впливу людського чинника при реєстрації, передаванні, зберіганні та знищенні документів
  • побудова єдиного інфопростору на базі навчального закладу

Окрім того, ймовірне поліпшення психологічного клімату в колективі завдяки мінімізації рутинної роботи.

Е-документообіг буде половинчатий



Підписка на статті

Щоб не пропустити жодної нової статті, підпишіться на розсилку

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією
Скачати листівки

Книжкова полиця

«Педагогічна рада в дошкільному навчальному закладі» від журналу «Практика управління дошкільним закладом»

Електронна книга «Одна голова добре, а педрада — ліпше»

для передплатників е-журналу «Практика управління дошкільним закладом»

Читати книгу



© Цифрове видавництво MCFR, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

57 секунд на реєстрацію
І Ви отримаєте доступ до:
форм та зразків
фахових статей
найсвіжіших новин галузі
нормативних документів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І користуйтеся матеріалами порталу «Педрада»!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль

Зареєструйтеся й отримайте СВЯТКОЛИКИ!

Скоро у Вас і всіх освітян України професійні свята:

• 27 вересня — Всеукраїнський день дошкілля

• 1 жовтня — День працівників освіти

Перейдіть до розділу «Вітальні листівки» і заберіть свої подарунки!

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль