Телефонуйте 0 800 212 012, якщо бажаєте передплатити. Усі дзвінки безплатні

Активуйте подарунковий доступ >

Педрада

Ваш навчальний заклад уже перейшов на електронний документообіг?

  • 22 грудня 2016
  • 6717

Які системи електронного документообігу найпопулярніші серед навчальних закладів, як працювати з електронною вхідною кореспонденцією, вихідними та внутрішніми документами, які електронні документи можна відхилити

Відповідальність за організацію роботи з вхідними, вихідними та внутрішніми електронними документами у навчальному закладі покладено на його керівника.

Розрізняйте поняття «електронний» та «безпаперовий» документообіг, які часто-густо ототожнюють. Електронні документи аж ніяк не скасовують паперових носіїв інформації: так лише зведено до мінімуму кількість копій документів за рахунок їх оцифрування.

Медичні огляди працівників: тримаємо на контролі

Ніна ОмельяненкоШеф-редактор управлінських видань MCFR Освіта
Як у пісні співають «...Усе в твоїх руках. І навіть я...», так і весь контроль у руках керівника закладу освіти. Якщо деякі його питання керівник може делегувати своїм заступникам, то контроль за своєчасним проходженням працівниками обов’язкових профілактичних медичних оглядів ліпше залишити за собою

При організації обігу електронних документів у дошкільному, позашкільному чи загальноосвітньому навчальному закладі слід керуватися Законами України:

І основний наказ Міністерства юстиції України — «Про затвердження порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання».

Електронна вхідна кореспонденція

У згаданих нормативних актах вказано, що електронну вхідну кореспонденцію навчальний заклад може приймати двома шляхами:

  • через заповнення відповідної форми на офіційному веб-сайті навчального закладу
  • відправленням е-документів на офіційну електронну адресу освітньої установи.

Найважливішим реквізитом таких документів визнано цифровий підпис.

За наявності усіх необхідних реквізитів електронний документ централізовано реєструє секретар або діловод навчального закладу у день надходження (чи в перший наступний після надходження робочий день).

Порядок присвоєння реєстраційного номера та заповнення реквізитів електронного документа аналогічний процесу реєстрації паперового документа.

У 2-денний строк після отримання кореспонденції навчальний заклад зобов’язаний повідомити адресанта про реєстрацію надісланого ним електронного документа.

Які електронні документи відхиляють

У випадку відхилення електронного документа адресантові необхідно у 2-денний термін повідомити про причини відхилення.

Відмінність в обробленні паперових та електронних документів полягає в обов’язковій додатковій перевірці останніх на наявність:

  • вірусів
  • несправжніх чи нецілісних підписів

Вихідні та внутрішні електронні документи

Реєстрація вихідних та внутрішньоорганізаційних е-документів у навчальному закладі відбувається у день проставлення:

  • цифрового підпису — якщо документ підписують одноособово
  • останнього цифрового підпису — якщо документ підписують дві чи більше посадових осіб.

Секретар/діловод навчального закладу зобов’язаний відправити електронний документ адресатові у перший робочий день після його отримання від виконавця чи автора.

Строки зберігання е-документів у відповідних електронних архівах не менші строків зберігання паперової документації за номенклатурою.

Зауважте!

Якщо у навчальному закладі використовують обидві форми документообігу, реєстрація документів у різних системах недопустима. Окремо реєструють паперові та електронні документи:

  • вхідні
  • вихідні
  • внутрішні

При цьому до зберігання е-документів висувають такі вимоги:

  • їх зміст має бути доступним для потенційного використання
  • за можливості зберігають таку інформацію про електронний документ:

− його походження

− дата відправлення адресантом

− дата отримання навчальним закладом

− призначення

  • гарантування відновлюваності попереднього формату документа, в якому останній був створений, надісланий адресантом чи отриманий навчальним закладом.

Обираємо систему електронного документообігу

Чинним законодавством передбачено три форми реєстрації документів:

  • журнальну
  • автоматизовану
  • карткову.

Концепцією «Нова українська школа» задекларовано курс на дебюрократизацію. Поступово школи мають відмовлятися від паперового документообігу та переходити до електронного. Надійним підґрунтям для переходу до такого документування є затребувані нині автоматизовані системи діловодства.

Ефективне управління обігом електронних документів є немислимим без автоматизованих платформ.

Системи е-документообігу забезпечують:

Навчальний заклад, налагоджуючи систему е-документообігу, може обрати одну з двох стратегій:

  • створити власний програмний продукт
  • скористатися готовими платформами.

Власний програмний продукт

Однозначно, цей варіант є дорожчим. Одначе він дає можливість навчальному закладу:

  • підлаштувати функціонал системи під свої потреби:

− обрати оптимальну кількість операцій, котрі будуть зрозумілими працівникам і не потребуватимуть спеціального навчання

− об’єднати в єдину цілісну систему необхідні закладу елементи готових систем.

  • забезпечити максимально безболісну інтеграцію системи електронного документообігу.

Готова платформа

Цей варіант також має свої переваги:

  • економія коштів на розробленні й упровадженні системи
  • швидкість застосування.

На сьогодні, згідно з інформацією Центрального державного електронного архіву України, найбільш затребуваними системами електронного документообігу серед навчальних закладів є такі:

Система електронного документообігу

Питома вага,
%

Megapolis. Документообіг

39,5

OPTIMA-WorkFlow

13,2

АСКОД

10,5

Док Проф

5,3

el-Dok

31,5

Переваги е-документообігу

Ефективна організація руху електронних документів дозволить навчальному закладу як в короткостроковій, так і в довготривалій перспективах отримати чимало преференцій:

Переваги

Значення

Тактичні

  • економія часового ресурсу при пошуку того чи того виду документа та при складанні звітності
  • зведення до мінімуму витрат коштів на копіювання і друк документів у паперовому вигляді
  • підвищення оперативності руху документів
  • формування мобільного архівного фонду навчального закладу

Стратегічні

  • підвищення доступності та прозорості інформації
  • полегшення контролю оброблення кореспонденції з боку дирекції навчального закладу
  • економія часового ресурсу при проведені перевірок закладу освіти контрольними органами
  • максимальна автоматизація документообігу
  • мінімізація впливу людського чинника при реєстрації, передаванні, зберіганні та знищенні документів
  • побудова єдиного інфопростору на базі навчального закладу

Окрім того, ймовірне поліпшення психологічного клімату в колективі завдяки мінімізації рутинної роботи.

Е-документообіг буде половинчатий

Підписка на статті

Щоб не пропустити жодної нової статті, підпишіться на розсилку

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь
Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Ми в соцмережах
57 секунд зараз = доступ до документів постійно!

Зареєструйтеся —
і скачуйте все! 
 
Зразки та форми документів закладу освіти, інфографіку, рекомендації експертів...

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І скачаю потрібні файли!
Зареєструюся

Зареєструймо наші взаємини!

І я Вам подарую цілий світ освіти:
  • допомагатиму розв’язати робочі завдання
  • запрошуватиму на освітні заходи
  • сповіщатиму про новини

Портал «Педрада»

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Реєстрація за хвилину!
До світу освіти