Як правильно знищувати документи навчального закладу

2199
У діловодстві навчальний заклад створює значну кількість документів. Коли строк їх зберігання закінчується, відповідальна особа має організувати процедуру знищення документів. Для навчальних закладів такий порядок досі не регламентовано

Зазвичай документи знищує заступник директора навчального закладу. А оскільки така процедура для освітніх закладів окремо не регламентована, варто дотримуватися загальних норм законодавства.

Вишукуйте справи

Щоб виокремити справи, термін зберігання яких скінчився, перегляньте:

Зауважуйте не на кінцевому році, а на терміні зберігання в роках. Строк зберігання документа відраховуйте з 1 січня наступного за роком закінчення справи.

Наприклад

В описі є справа за 1972 р.

Строк зберігання «Журналу реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків» — 45 років після закінчення журналу

Кінцева дата журналу: 31.12.1972

Тож відліковуйте час зберігання з 01.01.1973, тобто він закінчиться 31.12.2017. А з початку 2018 року така справа підлягає вилученню для знищення

Складайте описи справ

Описи справ складають за підсумком року. Залежно від того, чи створює навчальний заклад у своїй діяльності документи Національного архівного фонду (НАФ), чи ні, визначають кількість екземплярів описів справ:

Кількість екземплярів описів справ

постійного строку зберігання

тривалого строку зберігання

з особового складу

НАФ

4

2

3

не-НАФ

2-3

2

Кількість екземплярів описів справ тривалого строку зберігання визначають з огляду на те, чи потрібно їх надсилати для схвалення органом вищого рівня, чи ні. При цьому один із екземплярів є робочим у навчальному закладі.

Зауважте

Дошкільні навчальні заклади зазвичай не утворюють документи, які відносять до НАФ

Оформлюйте акт про вилучення для знищення документів

Звівши описи справ, оформлюють акт за формою, визначеною в додатку 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Передбачено такі правила щодо актів:

  • оформлювати по два примірники
  • нумерацію починати з № 1.
  • назви однакових справ записувати під одним заголовком із вказівкою на кількість томів.

Наприклад

Якщо акт щодо справ однакових назв складають 01.01.2017, то в колонці «Заголовок справи» зазначають груповий заголовок: «Акти про взаєморозрахунки між організаціями»

У графі «Дата справи» — 2012 р., у графі «Кількість» — 25.

Дотримуйте процедури розгляду

Оформлені навчальним закладом документи проходять кілька інстанцій перевірки і погодження.

ЕК

Експертна комісія функціонує на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації.

Акт знищення ЕК розглядає водночас з усіма описами справ.

Рішення про розгляд документів оформлюють у протоколі засідання ЕК.

Порушення порядку розгляду та експертизи цінності, знищення документів без експертизи є підставами для юридичної відповідальності для керівника.

ЕПК

Якщо акт і описи справ схвалено, то їх передають на погодження:

  • експертно-перевіряльній комісії місцевого держархіву

описи справ:

– постійного зберігання

– з особового складу

  • до органу вищого рівня

описи справ тривалого зберігання

Погоджені акти та описи затверджує керівник навчального закладу, проставляючи підпис і печатку.

Знищуйте документи

Фактично документи знищують одним зі способів:

  • шредеруванням
  • передаючи на вторинну сировину.

В акті роблять помітку про спосіб і дату знищення.

Шредерування

Незначну кількість паперу можна знищити за допомогою офісного шредера. Здебільшого таким видом діяльності займаються приватні архівні установи.

Документи для знищення надходять в опломбованих контейнерах. Факт виконання замовлення підтверджують накладною чи сертифікатом, зазначаючи вагу та кількість контейнерів.

Передавання на макулатуру

Відібрану кіпу документів передають за накладними на підприємства, які займаються переробкою вторинної сировини.

В акті зазначають:



Підписка на статті

Щоб не пропустити жодної нової статті, підпишіться на розсилку

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією
Скачати листівки

Книжкова полиця

«Педагогічна рада в дошкільному навчальному закладі» від журналу «Практика управління дошкільним закладом»

Електронна книга «Одна голова добре, а педрада — ліпше»

для передплатників е-журналу «Практика управління дошкільним закладом»

Читати книгу



© Цифрове видавництво MCFR, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

57 секунд на реєстрацію
І Ви отримаєте доступ до:
форм та зразків
фахових статей
найсвіжіших новин галузі
нормативних документів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І користуйтеся матеріалами порталу «Педрада»!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль

Зареєструйтеся й отримайте СВЯТКОЛИКИ!

Скоро у Вас і всіх освітян України професійні свята:

• 27 вересня — Всеукраїнський день дошкілля

• 1 жовтня — День працівників освіти

Перейдіть до розділу «Вітальні листівки» і заберіть свої подарунки!

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль