У діловодстві навчальний заклад створює значну кількість документів. Коли строк їх зберігання закінчується, відповідальна особа має організувати процедуру знищення документів. Для навчальних закладів такий порядок досі не регламентовано
Зазвичай документи знищує заступник директора навчального закладу. А оскільки така процедура для освітніх закладів окремо не регламентована, варто дотримуватися загальних норм законодавства.
Вишукуйте справи
Щоб виокремити справи, термін зберігання яких скінчився, перегляньте:
- описи справ
- кадрові справи
- номенклатуру справ.
Зауважуйте не на кінцевому році, а на терміні зберігання в роках. Строк зберігання документа відраховуйте з 1 січня наступного за роком закінчення справи.
Крок за кроком
Складайте описи справ
Описи справ складають за підсумком року. Залежно від того, чи створює навчальний заклад у своїй діяльності документи Національного архівного фонду (НАФ), чи ні, визначають кількість екземплярів описів справ:
|
Кількість екземплярів описів справ |
|||
|
постійного строку зберігання |
тривалого строку зберігання |
з особового складу |
|
|
НАФ |
4 |
2 |
3 |
|
не-НАФ |
– |
2-3 |
2 |
Кількість екземплярів описів справ тривалого строку зберігання визначають з огляду на те, чи потрібно їх надсилати для схвалення органом вищого рівня, чи ні. При цьому один із екземплярів є робочим у навчальному закладі.
Оформлюйте акт про вилучення для знищення документів
Звівши описи справ, оформлюють акт за формою, визначеною в додатку 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Передбачено такі правила щодо актів:
- оформлювати по два примірники
- нумерацію починати з № 1.
- назви однакових справ записувати під одним заголовком із вказівкою на кількість томів.
Приклад оформлення
Дотримуйте процедури розгляду
Оформлені навчальним закладом документи проходять кілька інстанцій перевірки і погодження.
ЕК
Експертна комісія функціонує на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації.
Акт знищення ЕК розглядає водночас з усіма описами справ.
Рішення про розгляд документів оформлюють у протоколі засідання ЕК.
Порушення порядку розгляду та експертизи цінності, знищення документів без експертизи є підставами для юридичної відповідальності для керівника.
ЕПК
Якщо акт і описи справ схвалено, то їх передають на погодження:
|
⇒ описи справ: – постійного зберігання – з особового складу |
|
⇒ описи справ тривалого зберігання |
Погоджені акти та описи затверджує керівник навчального закладу, проставляючи підпис і печатку.
Знищуйте документи
Фактично документи знищують одним зі способів:
- шредеруванням
- передаючи на вторинну сировину.
В акті роблять помітку про спосіб і дату знищення.
Шредерування
Незначну кількість паперу можна знищити за допомогою офісного шредера. Здебільшого таким видом діяльності займаються приватні архівні установи.
Документи для знищення надходять в опломбованих контейнерах. Факт виконання замовлення підтверджують накладною чи сертифікатом, зазначаючи вагу та кількість контейнерів.
Передавання на макулатуру
Відібрану кіпу документів передають за накладними на підприємства, які займаються переробкою вторинної сировини.
В акті зазначають:
- точну вагу документів
- дату передачі
- номер накладної
- підпис відповідальної особи.