Як правильно знищувати документи навчального закладу

Зазвичай документи знищує заступник директора навчального закладу. А оскільки така процедура для освітніх закладів окремо не регламентована, варто дотримуватися загальних норм законодавства.

Вишукуйте справи

Щоб виокремити справи, термін зберігання яких скінчився, перегляньте:

• описи справ
• кадрові справи
• номенклатуру справ.

Зауважуйте не на кінцевому році, а на терміні зберігання в роках. Строк зберігання документа відраховуйте з 1 січня наступного за роком закінчення справи.

Складайте описи справ

Описи справ складають за підсумком року. Залежно від того, чи створює навчальний заклад у своїй діяльності документи Національного архівного фонду (НАФ), чи ні, визначають кількість екземплярів описів справ:

Кількість екземплярів описів справ тривалого строку зберігання визначають з огляду на те, чи потрібно їх надсилати для схвалення органом вищого рівня, чи ні. При цьому один із екземплярів є робочим у навчальному закладі.

Оформлюйте акт про вилучення для знищення документів

Звівши описи справ, оформлюють акт за формою, визначеною в додатку 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Передбачено такі правила щодо актів:

• оформлювати по два примірники
• нумерацію починати з № 1.
• назви однакових справ записувати під одним заголовком із вказівкою на кількість томів.

Дотримуйте процедури розгляду

Оформлені навчальним закладом документи проходять кілька інстанцій перевірки і погодження.

ЕК

Експертна комісія функціонує на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації.

Акт знищення ЕК розглядає водночас з усіма описами справ.

Рішення про розгляд документів оформлюють у протоколі засідання ЕК.

Порушення порядку розгляду та експертизи цінності, знищення документів без експертизи є підставами для юридичної відповідальності для керівника.

ЕПК

Якщо акт і описи справ схвалено, то їх передають на погодження:

Погоджені акти та описи затверджує керівник навчального закладу, проставляючи підпис і печатку.

Знищуйте документи

Фактично документи знищують одним зі способів:

• шредеруванням
• передаючи на вторинну сировину.

В акті роблять помітку про спосіб і дату знищення.

Шредерування

Незначну кількість паперу можна знищити за допомогою офісного шредера. Здебільшого таким видом діяльності займаються приватні архівні установи.

Документи для знищення надходять в опломбованих контейнерах. Факт виконання замовлення підтверджують накладною чи сертифікатом, зазначаючи вагу та кількість контейнерів.

Передавання на макулатуру

Відібрану кіпу документів передають за накладними на підприємства, які займаються переробкою вторинної сировини.

В акті зазначають:

• точну вагу документів
• дату передачі
• номер накладної
• підпис відповідальної особи.