Навіщо керівникові навчального закладу складати й оформлювати резолюції

5 січня 2017
11165
Середній бал: 5 із 5

До навчального закладу надходить чимало документів (накази, листи тощо) як від органів управління освітою, так і від інших організацій та установ. Після реєстрації документів керівник навчального закладу має визначити подальші дії щодо виконання того чи того документа

Усі вхідні документи реєструють у спеціальному журналі. Зазвичай це робить секретар (діловод) навчального закладу. Також на документі він проставляє:

Додатково можна вказати час надходження, якщо це, приміром:

Навіщо потрібна резолюція

Керівники шкіл та дитсадків звикли давати розпорядження в усній формі. Саме тут є ризик спотворення інформації та зниження якості управлінських рішень. Аби уникнути непорозумінь та інших проблем, складайте письмові резолюції.

Резолюція — це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція є однією з форм реалізації розпорядчої діяльності, яка може бути здійснена, лише якщо у ній чітко зазначено: кому, що й коли потрібно зробити. Тож у резолюції керівник навчального закладу має вказати, що та коли мають зробити виконавці для розв’язання адміністративних чи організаційних питань.

Реквізити резолюції

Як доручити

Передусім у резолюції вказують на осіб, яким дають доручення, — прізвища (у давальному відмінку) та ініціали виконавців.

Якщо доручення адресоване одній особі, наводять одне прізвище:

Головащуку О. В.

Якщо доручення виконуватимуть кілька осіб, перераховують усі прізвища. При цьому першим зазначають прізвище відповідального виконавця:

Малишку А. П.,

Потапову М. І.,

Луговій Н. П.

У цьому прикладі відповідальним виконавцем є Малишко А. П., який зобов’язаний організувати роботу інших співвиконавців. Наприклад:

  • провести нараду з обговоренням завдання
  • зібрати та розглянути пропозиції співвиконавців.

Зауважте!

Секретар, діловод або особа, відповідальна у навчальному закладі за діловодство:

  • розмножує примірники документа з огляду на кількість виконавців
  • доводить зміст документа до відома кожного виконавця під підпис

Як виконувати

Після прізвища виконавця (виконавців) розкривають зміст доручення у наказовій формі:

Прошу підготувати відповідь…

Прошу узгодити з…

Прошу взяти участь у…

Прошу зв’язатися з відправником та узгодити дату візиту…

Коли виконати

Після імен виконавців та змісту доручень у резолюції наводять конкретну календарну дату, коли спливає термін виконання доручення:

Прошу підготувати сценарій
свята «День весни» до 01.03.2017

Перед тим обов’язково перевірте за календарем, на які дні тижня припадає термін виконання доручення.

Зауважте!

Зазначаючи в резолюції строки виконання доручень (на кшталт «протягом 10 днів») замість термінів (тобто не вказуючи конкретних дат), ви ускладнюватимете процеси і виконання, і контролю

Тож, маючи схильність використовувати в резолюціях слова «екстрено», «терміново», «невідкладно», «негайно», зафіксуйте в локальному нормативному акті конкретні строки виконання доручень. Наприклад, доручення необхідно виконати після дати резолюції:

  • «екстрено» — протягом робочого дня
  • «невідкладно» — не пізніше двох робочих днів
  • «терміново» — не пізніше десяти робочих днів

Завершують резолюцію такі реквізити, як:

  • особистий підпис керівника
  • дата складання.

Проставлення резолюції

Проставляйте резолюцію безпосередньо на документі, розміщуючи її:

  • нижче реквізиту «Адресат»
  • паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша
  • не на березі документа, призначеного для підшивання.

Також резолюцію можна оформлювати на окремих аркушах або спеціальних бланках, якщо:

  • документ необхідно повернути іншій організації
  • потрібно деталізувати порядок виконання документа та перелік виконавців
  • на документі немає вільного місця для резолюції.

Зауважте!

Якщо потрібно уточнити хід виконання розпорядження, на документі можуть бути кілька резолюцій

Наприклад, керівник навчального закладу дав доручення своєму заступникові, а той, у свою чергу, — іншому працівнику

Підготовка резолюції

Секретар (діловод) навчального закладу може готувати проекти резолюцій.

Однак керівник навчального закладу обов’язково має визначати:

  • склад виконавців
  • точне формулювання доручення
  • термін виконання завдання.

Керівник навчального закладу вправі зробити у проекті резолюції будь-які виправлення, як-от:

  • змінити склад виконавців
  • призначити іншого відповідального виконавця
  • скоротити строк виконання доручення.

У такому разі проект резолюції із виправленнями оформлюють на новому аркуші та подають на підпис керівникові повторно.

За потреби проект резолюції можна складати на окремому аркуші.

logo