Додатки Google на допомогу в управлiнськiй дiяльностi

64
Дiяльнiсть керiвника навчального закладу подiбна до функцiонування хмарних технологiй. Так, керiвник навчального закладу є своєрiдним мозковим центром (сервером), який зберiгає та обробляє всю iнформацiю, необхiдну для забезпечення функцiонування й розвитку навчального закладу

На змiст цiєї iнформацiї можуть впливати i працiвники навчального закладу (пiд час нарад, засiдань педагогiчної ради, загальних зборiв), i громадськiсть, зокрема батькiвська. Полiпшити взаємодiю мiж учасниками навчально-виховного процесу, розширити можливостi для спiльної роботи керiвнику дадуть змогу додатки Google (далi — додатки). Розгляньмо, як ними користуватися.

Доступ до додаткiв

Додатки доступнi скрiзь, де є iнтернет. Щоб працювати з ними не потрiбно встановлювати жодних програм. Також практично вiдпадає потреба в носiях iнформацiї, адже додатки дають змогу працювати з документами i мати доступ до них онлайн. Завдяки додаткам керiвник навчального закладу може зосередити необхiдну йому управлiнську, облiкову та iншу iнформацiю у вiртуальному просторi.

Щоб користуватися додатками, потрiбно авторизуватися. Для цього слiд створити облiковий запис Google, виконавши такi дiї:

  • у веб-браузерi перейти на стартову сторiнку Google (google.com.ua) i натиснути у верхньому правому кутку кнопку «Увiйти»;
  • у вiкнi, що вiдкриється, перейти за посиланням «Створити облiковий запис»;
  • створити облiковий запис Google, заповнивши всi поля запропонованої форми;
  • ознайомитися з роздiлом «Загальнi положення та умови» i за згоди поставити навпроти галочку;
  • натиснути «Наступний крок»;
  • увiйти до щойно створеної поштової скриньки Gmail, вказавши її назву та пароль для входу;
  • пiдтвердити створення облiкового запису, перейшовши за посиланням у листi вiд Google.

Увага!

Якщо ви ранiше реєструвалися в системi Google, вам запропонують вiдновити ваш облiковий запис, увiвши назву поштової скриньки та пароль доступу до неї або ж скинувши попереднi налаштування.

Створивши облiковий запис, ви отримаєте доступ до додаткiв та обсягу безкоштовної пам’ятi 15 Гб (в окремих випадках — 30 Гб). Перелiк додаткiв розгорнеться пiсля натискання на пiктограму.

Так, якщо зайти у додаток «Диск» та натиснути на кнопку «Створити» або «Мiй диск», ви можете обрати необхiдний тип файлу, який бажаєте створити.

Робота з файлами на Google Диску

Серед типiв файлiв, доступних на Google Диску, для роботи керiвника навчального закладунайбiльш застосовнiтакi, як «Документи», «Таблицi», «Презентацiї». Вони аналогiчнi типам файлiв, якi створюють за допомогою програм офiсного пакету операцiйної системи Microsoft Windows (див. Додаток). Отож функцiональнi можливостi роботи з цими файлами на Google Диску подiбнi. Однак ключова рiзниця в тому, що на Google Диску всi змiни у файлах зберiгаються автоматично. Тому рiзнi збої — в роботi комп’ютера, електромережi тощо — нiяк не позначаються на цих файлах.

Також є можливiсть працювати з файлами без пiдключення до iнтернету — офлайн. Для цього потрiбно завантажити веб-програму «Диск», яка синхронiзує обраний комп’ютер з облiковим записом Google. У такому разi змiни, внесенi до файлiв офлайн, будуть зафiксованi у файлах Google Диску пiд час наступного пiдключення до iнтернету.

Увага!

Додаток «Google Диск» створює на диску комп’ютера вiдповiдну папку, синхронiзовану з облiковим записом Google. Тому всi файли для внесення змiн потрiбно завантажувати i зберiгати лише в цiй папцi.

Налаштування спiльного доступу до Google Диску

На Google Диску його користувачi мають змогу спiльно працювати з файлами i папками. Так, керiвник навчального закладу може запросити до роботи з конкретним файлом або папкою будь-яку кiлькiсть працiвникiв, надiславши вiдповiдне запрошення електронною поштою(кнопка «Спiльний доступ» праворуч угорі).

При цьому передбачено керування роботою з файлами — надання доступудо них:

  • за посиланням:
  • для всiх користувачiв iнтернету;
  • лише для тих, хто отримав посилання на документ;
  • для певного кола осiб;
  • за рiвнем:
  • перегляд;
  • коментування;
  • редагування;
  • власник.

Увага!

Запрошення для спiльної роботи з файлами можна надсилати з коментарями, вказавши, наприклад, побажання щодо роботи з файлом або зазначивши строки виконання визначеного завдання.

Окрiм електронної пошти, є можливiсть подiлитися посиланням для спiльного доступу до файлiв через соцiальнi мережi. Це зручно, наприклад, для органiзацiї взаємодiї з громадськiстю (оголошення про батькiвськi збори, реєстрацiя на день вiдкритих дверей, анкетування тощо).

Повноваження користувачiв

Кожен рiвень доступу до документiв на Google Диску передбачає визначений перелiк повноважень користувачiв (див.табл.). Тому надаючи спiльний доступ до файлiв, важливо зважати на цей параметр, щоб запобiгти неузгодженим дiям користувачiв.

Повноваження користувачiв залежно вiд рiвня доступу до файлiв

Повноваження

Рiвень доступу

перегляд

коментування

редагування

власник

Переглядати файли та папки

×

×

×

×

Завантажувати файли та синхронiзувати роботу з ними

×

×

×

×

Робити копiї файлiв для зберiгання на власному Google Диску

×

×

×

×

Коментувати i пропонувати змiни до файлiв

×

×

×

Редагувати документи, таблицi, презентацiї

×

×

Надавати та вiдмiняти спiльний доступ до файлiв

×

×

Додавати та перемiщувати файли з папок

×

×

Оновлювати чи знищувати файли

×

×

Знищувати файли та папки

×

Надавати право власностi на файли та папки iншим користувачам

×

Увага!

Пiд час надання спiльного доступу можна налаштувати додатковi параметри, щоб заборонити користувачам, якi мають повноваження:

  • редагування — змiнювати параметри доступу до файлiв i додавати користувачiв;
  • перегляду та коментування — завантажувати, друкувати й копiювати файли.

Пiд час спiльної роботи з файлами всi змiни, що вносять користувачi, позначаються iншим кольором. Це дає змогу одразу реагувати на них, зокрема за допомогою чату, доступного на боковiй панелi праворуч угорi.

Планування дiяльностi у Google Календар

Google дає змогу планувати дiяльнiсть за допомогою додатка «Календар» (далi — календар). У ньому можна фiксувати подiї, про якi слiд завчасно згадати.

Так як i в Google Диск, у календарi є аналогiчнi функцiї — встановлювати видимiсть, рiвнi доступу до календаря. Також у календарi можна:

  • створити загальнодоступний календар;
  • надати доступ до свого календаря визначеному колу осiб;
  • створити окремий, тематичний, календар;
  • додати календар iншого користувача;

Увага!

Календар синхронiзується з iншими пристроями, оснащеними операцiйними системами (планшетами, смартфонами), що дає змогу працювати з ним у будь-якому мiсцi, де є iнтернет.

Щоб запропонувати подiю, потрiбно натиснути кнопку «Створити» або двiчi клацнути мишкою у потрiбнiй чарунцi поля календаря. На сторiнцi подiї, що вiдкриється, слiд зазначити такi вiдомостi:

  • назва подiї;
  • дата й час подiї (початок i закiнчення);
  • мiсце проведення подiї;
  • опис подiї.

Увага!

У календарi доступна послуга нагадування про настання подiї. Пiд час створення подiї оберiть зручний для вас спосiб сповiщення — на монiторi комп’ютера чи наелектронну пошту. Також є можливiсть налаштувати час сповiщення до настання подiї — у хвилинах, годинах, днях, тижнях.

За допомогою календаря керiвник навчального закладу може запросити на ту чи ту подiю iнших користувачiв.

Увага!

Запрошення користувачiв на подiю за допомогою календаря

Запросити користувачiв на подiю можна у будь-який час — як пiд час створення подiї в календарi, так i згодом. Для цього на вiдкритiй сторiнцi подiї в полi «Додати гостей» потрiбно ввести електроннi адреси користувачiв, яких заплановано запросити, i натиснути кнопку «Додати». На електронну пошту цих користувачiв надiйде запрошення, яке вони можуть прийняти або ж вiдхилити. Якщо користувач прийняв запрошення, у його календарi буде створена подiя i нагадування про неї. Натомiсть у календарi керiвника навчального закладу на сторiнцi подiї буде сформований перелiк користувачiв, якi прийняли запрошення на подiю.

Запросити користувачiв на подiю можна у будь-який час — як пiд час створення подiї в календарi, так i згодом. Для цього на вiдкритiй сторiнцi подiї в полi «Додати гостей»потрiбно ввести електроннi адреси користувачiв, яких заплановано запросити, i натиснути кнопку «Додати». На електронну пошту цих користувачiв надiйде запрошення, яке вони можуть прийняти або ж вiдхилити. Якщо користувач прийняв запрошення, у його календарi буде створена подiя i нагадування про неї. Натомiсть у календарi керiвника навчального закладу на сторiнцi подiї буде сформований перелiк користувачiв, якi прийняли запрошенняна подiю.

Увага!

У Google Календар керiвник навчального закладу може створити кiлька календарiв за подiями, як­от «Циклограма дiяльностi», «Циклограма наказiв», «Адмiнiстративна нарада», «Інвентаризацiя», «Статистична звiтнiсть» тощо

Так, варiюючи налаштування календаря, керiвник навчального закладу матиме змогу органiзувати спiвпрацю на рiзних рiвнях, наприклад:

  • адмiнiстрацiя;
  • педагогiчнi працiвники;
  • медичний персонал;
  • обслуговувальний персонал.

За допомогою додаткiв Google можна проводити анкетування. Для цього застосовний такий додаток, як «Форми», що дає змогу використовувати рiзнi види опитувальникiв та розмiщувати їх у соцiальних мережах

Користуватися додатками Google спершу незвично, але з часом, набувши певних навикiв, керiвник навчального закладу зможе налагодити ефективну спiвпрацю i з колективом, i з громадськiстю.

Лiлiя Клачко, методист з iнформатики, монiторингових дослiджень якостi освiти та ЗНО Теребовлянського районного методичного кабiнету, Тернопiльська обл.



Підписка на статті

Щоб не пропустити жодної нової статті, підпишіться на розсилку

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте свої знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією
Скачати листівки

Книжкова полиця

«Педагогічна рада в дошкільному навчальному закладі» від журналу «Практика управління дошкільним закладом»

Електронна книга «Одна голова добре, а педрада — ліпше»

для передплатників е-журналу «Практика управління дошкільним закладом»

Читати книгу



© Цифрове видавництво MCFR, 2017. Усі права захищено

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

57 секунд на реєстрацію
І Ви отримаєте доступ до:
форм та зразків
фахових статей
найсвіжіших новин галузі
нормативних документів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І користуйтеся матеріалами порталу «Педрада»!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль

Свято наближається…

Привітайте колег із новим 2017/2018 навчальним роком!

• перейдіть до розділу «1 Вересня»

• скачайте вітальні листівки безплатно

Даруймо одне одному святковий настрій — і буде нам щастя!

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль