Реєстрація та зберігання наказів з адміністративно-господарських питань разом із наказами з основної діяльності

18 квітня 2014
6816
Середній бал: 5 із 5
член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, Київ

Чи можна накази з адміністративно-господарських питань реєструвати і зберігати разом із наказами з основної діяльності, якщо навчальний заклад не є джерелом формування Національного архівного фонду?

Відповідно до нормативно-правових актів з діловодства та архівної справи, зокрема статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, накази поділяють на три основні групи:

  • з основної діяльності
  • з адміністративно-господарських питань
  • з кадрових питань.

Накази з кадрових питань, у свою чергу, містять у собі дві підгрупи: накази тривалого строку зберігання та накази тимчасового строку зберігання.

Якщо навчальний заклад є джерелом формування Національного архівного фонду (НАФ), то три основні групи наказів обов’язково повинні бути представлені у номенклатурі справ закладу. Відповідно до цієї номенклатури, враховуючи строки зберігання документів, слід формувати накази у справи.

Водночас якщо навчальний заклад не належить до джерел формування НАФ, а загальний обсяг аркушів наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань за календарний (діловодний) рік невеликий, приміром 150–200 аркушів, то, як виняток, реєструвати ці накази та, відповідно, групувати їх у справи можна разом.

У цьому випадку під час реєстрації наказів літерні індекси до порядкових номерів наказів не додають.

Формулювання статей номенклатури справ навчального закладу, що стосуються цих наказів, матиме такий вигляд:

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за Переліком

Примітка

1

2

3

4

5

01-05

Накази керівника загальноосвітнього навчального закладу № 1111 з основної діяльності

До ліквідації навчального закладу,

ст. 16-а

01-38

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

До ліквідації навчального закладу,

ст. 121-а

logo