Як складають номенклатуру справ дошкiльного навчального закладу

6 листопада 2013
3125
Середній бал: 5 із 5

Номенклатура справ — це систематизований перелiк найменувань справ, створюваних у дiловодствi дошкiльного навчального закладу, оформлених у вiдповiдному порядку iз зазначенням строкiв зберiгання справ

Складаючи номенклатуру справ, слiд пам’ятати:

  • номенклатура справ є обов’язковим для кожного дошкiльного навчального закладу iнформацiйним довiдником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх облiку, швидкого пошуку документiв за змiстом i видом та їх вiдбору.

Справи керівника у жовтні: що проконтролювати

Види номенклатури справ

Існують три види номенклатури справ:

  • типова (розробляють центральнi органи виконавчої влади)
  • примiрна (розробляють мiсцевi органи виконавчої влади)
  • iндивiдуальна.

Незалежно вiд того, чи є типова або примiрна номенклатури справ, кожен дошкiльний навчальний заклад повинен мати iндивiдуальну номенклатуру справ.

Документи пiсля їх виконання групують у справи, яким надають найменування (заголовки), що у стислiй узагальненiй формi вiдтворюють склад i змiст документiв у справах.

Заголовок справи має такi складовi:

  • назва виду справи (листування, журнал) або рiзновиду документiв (накази, протоколи)
  • найменування дошкiльного навчального закладу та його структурного пiдроздiлу, що є автором документiв
  • найменування установи або її структурного пiдроздiлу, до яких адресованi або вiд яких одержанi документи
  • короткий змiст документiв справи
  • найменування регiону або країни, з якими пов’язаний змiст документiв справи
  • дата перiоду, до якого належать документи справи
  • вказiвка на наявнiсть копiй документiв у справi

У заголовках особових (персональних) та iнших справ, що мiстять документи, пов’язанi послiдовнiстю ведення дiловодства з одного конкретного питання, вживають термiн «справа».

У заголовках справ, що мiстять документи з одного питання, але не пов’язанi послiдовнiстю ведення дiловодства, вживають термiн «документи», а пiсля нього у дужках наводять основнi види документiв справи (наприклад, «Документи (доповiднi записки, звiти, довiдки, листування) про врахування пропозицiй за результатами перевiрки КРУ»).

У заголовках справ iз листуванням зазначають кореспондента i короткий змiст документiв.

У заголовках справ, що мiстять планово-звiтну документацiю, зазначають перiод (мiсяць, квартал, рiк), у якому створено документи.

Увага!

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами — iндекс

Строки зберiгання документiв

Строки зберiгання документiв зазначають у номенклатурi справ на пiдставi:

  • типового, вiдомчих (галузевих) перелiкiв документiв
  • типових i примiрних номенклатур справ.

Для документiв, не передбачених чинними перелiками, строки зберiгання визначають на пiдставi їх вивчення експертною комiсiєю, при цьому у номенклатурi справ роблять примiтку «Строк зберiгання встановлено (протокол № ___ вiд ______)».

Для справ, сформованих iз копiй документiв, встановлюють строк зберiгання «доки не мине потреба».

Наприкiнцi року до номенклатури справ вносять пiдсумковий запис про кiлькiсть i категорiї справ, фактично заведених за рiк.

logo