Як правильно визначати дату документа

23 серпня 2017
705
Середній бал: 5 із 5

Запитання

Що є датою документа — дата підписання, затвердження чи складання? Як не помилитися, датуючи різні види документів?

Відповідь

Дата — це обов’язковий реквізит будь-якого документа, який:

  • слугує пошуковою ознакою
  • використовують для посилання на документ.

Для датування документа використовують дату:

  • підписання
  • затвердження
  • прийняття
  • реєстрації
  • складення (для актів)
  • засідання колегіального органу (для протоколів).

На це вказано в пункті 1 частини 4 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затв. наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Як бачимо, щоб визначити дату документа, потрібно зважати на його вид, наприклад:

Вид документа

Дата документа

Примітка

  • Акт

Дата події, за підсумками якої складено акт

Якщо акт складено за підсумками роботи комісії, що працювала кілька днів, у реквізиті «Дата» проставляють останній день роботи комісії

  • Витяг із наказу (протоколу)

Дата наказу (протоколу)

Окремої дати витяг із наказу (протоколу) не має

  • Доповідна (пояснювальна) записка

Дата підписання

Дата підписання має збігатися з датою реєстрації

  • Заява

  • Інструкція

Дата затвердження

  • Наказ

Дата підписання

Дата підписання має збігатися з датою реєстрації

  • Положення

Дата затвердження

  • Правила

  • Протокол

Дата засідання (наради)

Якщо засідання тривало кілька днів, дата протоколу включає дати його початку і закінчення, які зазначають через тире

  • Службовий лист

Дата підписання

  • Штатний розпис

Дата затвердження

Справи керівника у жовтні: що проконтролювати

Легко створювати документи

В актуалізованих шаблонах веб-програми КОЗА Онлайн: Школа