Коли підпис засвідчувати печаткою

2 листопада 2016
12693
Середній бал: 5 із 5

Запитання

Відповідь

Настанови щодо оформлення підписів містить, зокрема, Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 (далі — Типова інструкція).

Так, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюють гербовою (основною) печаткою закладу на документах, що засвідчують:

  • права громадян і юридичних осіб
  • факт витрати коштів
  • проведення операцій з матеріальними цінностями.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначають в індивідуальній інструкції з діловодства, керуючись нормами нормативно-правових актів і примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою (основною) печаткою.

Відбиток печатки проставляють одним зі способів:

  • охопивши кілька останніх літер найменування посади особи, яка підписала документ (але не підпис посадової особи)
  • на виокремленому місці з відміткою «МП».

Окрім того, використовують прості печатки, що містять, приміром:

  • найменування структурних підрозділів («Канцелярія», «Відділ кадрів»)
  • написи «Для копій», «Для пакетів».

Простими печатками засвідчують:

  • підписи керівників (працівників) служб діловодства, кадрів на копіях документів, що залишаються у справах установи, закладу
  • факт отримання поштової кореспонденції, зокрема рекомендованої.

Порядок виготовлення, зберігання та використання печаток слід регламентувати в локальному нормативному акті.