Запитання
У січні необхідно передати документи в архів закладу дошкільної освіти. Які завдання слід виконати, щоб правильно закінчити діловодний рік у закладі?
Відповідь
Наприкінці року, до 31 грудня, експертна комісія закладу дошкільної освіти має:
- проаналізувати документи, строк зберігання яких у поточному діловодстві завершився
- поаркушно переглянути справи й документи
- перевірити повноту чинної номенклатури справ і правильність визначення строків зберігання справ
- перевірити дотримання правил формування справ
- переформатувати за потреби справи, відокремлюючи документи тривалого строку зберігання від документів тимчасового строку зберігання, вилучаючи чернетки, копії тощо
- відібрати документи постійного (за потреби) та тривалого (понад 10 років) строків зберігання для передавання в архів закладу освіти
- вилучити документи тимчасового строку зберігання, що завершився, для знищення
- скласти описи справ структурних підрозділів (за напрямами діяльності).