Чи обов’язково застосовувати літерні індекси під час реєстрації наказів

11 листопада 2016
10330
Середній бал: 5 із 5

Запитання

Відповідь

Накази (розпорядження) видають як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру.

За змістом управлінської дії накази розрізняють з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс — це:

  • порядковий номер документа у межах групи реєстрованих документів
  • індекси, застосовувані в установі.

Особливим елементом реєстраційних індексів є літерні індекси, які зазвичай використовують у групах наказів:

  • з кадрових питань
  • з адміністративно-господарської діяльності.

Нормативного переліку документів, реєстраційні індекси яких мають містити літерні індекси, немає. Однак такі індекси дають змогу розмежувати групи наказів, полегшують пошукову та аналітичну роботу з ними.

В індивідуальній інструкції з діловодства навчального закладу можна передбачити літерні індекси як для наказів, так і для інших видів документів, зокрема тих, що надійшли електронною поштою, факсом тощо.

За потреби у навчальному закладі можна розробити власну систему літерних індексів, як-от:

Назва виду документа

Літерний індекс

Приклад реєстраційного індексу

Накази з адміністративно-господарських питань

аг

56-аг

Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років)

к/тр

06-к/тр

Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років)

к/тм

18-к/тм

Накази про надання матеріальної допомоги

мд

30-мд

Накази про затвердження штатного розпису та внесення змін до нього

шр

02-шр

Накази про надання відпусток

в

12-в

Накази про відрядження працівників

вд

13-вд

Накази про преміювання працівників

п

12-п

Накази про накладення дисциплінарних стягнень

с

9-с

Накази про зміни у заробітній платі

зп

49-зп

Накази про заохочення

з

28-з