Працівник евакуювався закордон: чи можна прийняти від нього заяву про відпустку, надіслану електронкою

15 березня 2022
2630
Середній бал: 5 із 5

Запитання

Працівник тимчасово виїхав в іншу країну. Хоче взяти відпустку чи звільнитися. Чи можна прийняти від нього заяву, надіслану електронною поштою? Чи можна надати відпустку?

Відповідь

Дії роботодавця під час воєнного стану

Приймайте заяву, якщо працівник засвідчив її кваліфікованим електронним підписом. В іншому випадку — ні.

КЗпП допускає обмін електронними документами в трудових відносинах.

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (пп. 23 п. 1 ст. 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII).

Працівник може скласти заяву на комп’ютері, вказати у файлі дату її написання, зберегти файл у *pdf, накласти КЕП, надіслати файл із КЕП електронною поштою роботодавцю.

Гарантії працівникам закладів освіти, які долучилися до територіальної оборони

Електронні документи без електронного підпису не мають юридичної сили. Оригіналом електронного документа вважають його електронний примірник з обов’язковими реквізитами, зокрема електронним підписом автора.

Шодо звільнення. Не звільняйте працівників, які не можуть передати оригінал заяви про звільнення і не мають КЕП. Табелюйте їх кодом «НЗ», допоки працівник не зможе оформити документи.

Після того, як ситуація владнається, працівник надасть оформлену належним чином заяву на звільнення та напише пояснення. Після цього оформите документи так, як слід.

Щодо відпустки. ВСУ у постанові від 03.12.2018 у справі № 686/21222/16-ц зазначив, що відповідно до норм трудового законодавства електронні листи, які містять прохання працівника надати відпустку із подальшим звільненням, належно не підтверджують такого волевиявлення.

Якщо попередньо сторони трудових відносин не домовилися обмінюватися офіційними документами засобами електронного зв’язку, їх подають у паперовій формі з оригінальним підписом автора документа. Адже заява засобами електронного зв’язку не дає можливості роботодавцю встановити, чи це справжнє волевиявлення працівника.

ТПП засвідчила воєнний стан в Україні як форс-мажор із 24.02.2022 (повідомлення від 28.02.2022 № 2024/02.0-7.1). Якщо не сумніваєтеся у волевиявленні працівника, то, на нашу думку, і з огляду на обставини, які змусили працівників залишити країну, можете погодити відпустку працівника за заявою, надісланою електронною поштою. У такому випадку після скасування військового стану отримайте від працівника оригінал заяви на відпустку.

Відповідає Олена Петровська, експерт MCFR Кадри